会議は、社内および社外の必要となる情報を関係する人達が集め伝えるものや、参加している人が対策もしくは解決案といったものを意見し合う種類に分けることができます。どちらの場合であっても、参加者が大事な時間を使い集まるものなので、会議を実りあるものにするのが望ましいです。

会議に参加するなら、前もって配付された資料を見ておくことが大事ですし、自分の意見をもまとめておくべきです。それに発表や報告にパソコンやOHC(Overhead Camera)といった機材を用いるとすれば、あらかじめ準備をしなければいけません。

下準備をしておかないと、会議も実りあるものにならないでしょう。会議の日には始まる分前には会議の席に着くのが必須です。新入社員が遅刻するのは、評価は下がってしまいます。それに会議の最中には人の発言をしっかりと聞いて、必要なら意見を述べるのも大事です。

会議の前の準備では、発現用の資料を揃えることが必要です。パソコンなどのアイテムを使えば、より説得力もアップします。さらに、会議にも席次というのは決まっています。上座や下座があり、出入り口から遠い席が上座となり、出入り口から近い席は下座です。

議長がいるなら、議長を中心とし役職の高い人から順に上座へと着席します。それに会議には色々な人が参加するものです。その際に、席次を間違えることは絶対にNGとなります。どこに誰が座って自分の席はどこになるかは、前もって確認するのがカギです。

会議では、特に討議が重要になります。参加者が各自の意見を競わせて、より良い結論を出すのが、会議を開く意味でもあります。まずは趣旨の説明が行われ、討議のテーマが簡単に説明されるのです。

この際には、会議を開いた担当者が全てを仕切ります。続いての討議では、テーマに関して意見の交換をし合います。その時には各自が資料やデータ等を活用し意見に説得力が出るようにするのが大事です。

まとめでは、討議で出された結果もしくはまとまらなかった意見を整理して、参加者皆で確認をします。次の時に再度会議をするとしたら、その日時や話し合うテーマを決めるのです。会議が終わった後には、担当者は話し合った内容を議事録にまとめます。

この議事録は、話し合った内容を次の会議に反映するための重要な資料となるでしょう。ここで、発現の際にどういった点に注意をすべきかを見ていきます。まず進行に従うのが大事です。

会議の進行を乱してしまうのはNGとなっています。議長や司会の指示に従わなければいけません。また突然発言をしないことも忘れてはいけないでしょう。発言をするなら手を挙げて、許可をもらう必要があります。

勝手に行動をして会話の腰を折るなどはしてはいけないことです。さらに意見を言うなら結論から簡潔に述べることがポイントになります。なので、結論を話してから説明をしていきます。

聞く際には、メモもこまめに取るようにして要点をまとめておくことが大事です。それに姿勢は正して聞くのもマナーでしょう。姿勢が悪かったり腕組みをするなどは、会議のピリっとした緊張感がいささか緩んでしまう可能性があります。

さらに意見を聞くなら発言をしている人に注目をすることも大事です。居眠りをしているなどは、言語道断であり信頼に関わってきます。

来客を迎える際の基本は、笑顔で明るく応対することです。受付係などに関しては来客にしてみれば訪問先で一番先に接する相手となり、この場で悪い印象を抱かせてしまえば会社を全体的にイメージダウンさせてしまうため、注意が必要になります。

それに来客はアポイント(約束)を取っている方もいれば、飛び込みでセールスに訪れる方もいるかもしれません。そうした点は、来客により応対に変化をつけるのではなく、全員に平等に親切かつ丁寧に応対することが求められます。

受付係がいないのなら、気付いた人が直ぐに声をかけるのがポイントです。『誰かが応対するだろう』という、自分がやらなくても大丈夫という精神では、来客を蔑ろにするというのは言語道断でしょう。

気を抜くことなくいつでも気を付けていることが重要です。受付での対応としては、担当が不在であれば先方に用件を聞いて応接室に通し、「お待たせいたしまして申し訳ございません」と謝罪して退室します。

初めて訪れた方の場合は、最初に先方の社名や名前を聞くもしくは名刺交換を済ませるのがカギです。それから担当者に初めての来客であることを告げて指示を仰ぎましょう。時には来客が重なることもあるかもしれません。

先に来た順に応対して、それぞれの来客に「お待たせいたしました」と一声かけます。こうした気配りも大事になります。さらにアポイントのない来客もあると思います。その時には先方の社名や名前を聞いて、担当者の指示を受けましょう。

不在であれば他の担当者でも問題ないかを来客に尋ねます。来客に書類を渡して欲しいと頼まれた場合には、「お預かりいたしました。○○部の○○宛でよろしいですね」と、届け先をきちんと確認するのが鉄則となります。

セールスマンが飛び込みでやってきたなら、担当者に事情を説明してから指示を受けましょう。会わないと言われたなら、会議中であるなどの理由を先方に伝えて引き取ってもらうのがポイントです。

来客を先導する際には、廊下では先方が荷物を持っているなら「お荷物をお持ちしましょうか」と声をかけ進んで荷物を持つようにします。歩調を来客に合わせつつ斜め前を歩くのがカギです。

道順は分かりやすく伝えるのが重要となっていて、曲がるなら手のひらで方向を指しつつ「こちらです」と一声かけましょう。エレベーターでは来客を優先させるのが大事です。来客を先に乗せるようにして、降りるときも来客を先にします。

エレベーターの中では、来客に背中を向けることなく操作盤の前に立ちます。エレベーターの中でも上座となる奥に来客を案内するのも忘れてはいけません。階段では、来客を手すり側に案内して歩きやすくする必要があります。

階段を上る時は来客を前に案内して、自分はその後ろを上るのがポイントになっていて、下りる際は上りとは逆に自分が来客の前を歩きます。こうした細かな点も、間違えないようにしましょう。

来客としても、こうした行動などを見ているかもしれません。

電話応対では、どんな電話がかかってきても冷静に対応できなければいけません。なので、その対処法を見ていきましょう。間違い電話もあるものです。明らかに間違い電話だとわかるなら、「こちらは〇〇会社で、電話番号は○○番になります。どちらにおかけでしょうか」と言った具合に応対します。

その時には、例え間違い電話であったとしても礼儀正しくするのがポイントです。そして相手が名乗らないというのもあり得ます。この場合は「申し訳ございません。お名前をお聞きしなければお取り次ぎできない規則となっております。ご了承ください」という風に応対するのです。

それでも名乗らないようなら、担当者に判断を仰ぐのが得策となります。セールスの電話もかかってくるかもしれません。その際には「申し訳ございません。当社ではその様なセールスは一切お断りする規則となっております」と言うのがカギです。

相手が機嫌を損ねないようにして、柔らかな表現で断るのがポイントでしょう。もしかしたら外国人からの電話があることもあると思います。そうした場合は、「Hold on,please(そのままお待ちください)」や、「Could you speak more slowly?(もう少しゆっくり話していただけますか？) 」、「I’ll get you an English speaker(英語を話せる者に代わります)」といった応対例があります。

クレームの電話がかかってきて焦ってしまうこともあるかもしれません。その際にも落ち着いて対応するのがベストです。クレームには何を置いてもまずは謝るのが鉄則となります。

自分の会社について相手が怒っていることは明白ですし、誠実さを見せることがポイントです。そして話は最後まで聞きましょう。否定的な発言をするのはかえって怒りを助長しかねませんし、心を込めて肯定的なあいづちを打つのが賢明です。

話を聞き終えたなら、内容を復唱して確認をします。さらに相手の誤解だということもあるかもしれません。それなら「○○様のご意見はごもっともです。確認となりますが」と表現を柔らかくして、相手に間違いであることを理解させる必要があります。

この際には反論はNGとなりますので注意しましょう。その場で対応できるであれば、直ちに取り掛かるのがカギです。とは言え、解決を急ぐからといってあまりに勝手な約束をしたりすれば、もっと大きなトラブルを招きかねません。

不安なのであれば、相手の名前や連絡先を記載して電話を切って、上司への相談後に再度電話をするのが得策となります。また、どうしても聞き取りにくい時もあると思います。その場合には、「申し訳ございません。電話が遠いようです、もう一度おっしゃっていただけますか」と言いましょう。

もしくは「失礼ですが、それはどういった文字を書くのでしょうか」といった具合に、柔らかい言い回しで聞き返すのがポイントです。クレームの電話では、原因を先方のせいにしたと捉えらえるような、不機嫌な応対をするのはNGとなります。

どんな状況であっても、会社の顔であることを意識して丁寧な受け応えを心掛けることが大事です。

外部から電話を受けたものの、担当者が不在ということもあると思います。そんな時には、臨機応変に対応することで、先方に不快な思いをさせることなく会社の印象も悪くしてしまうことを防げます。

新入社員としては、電話応対の中でも難しい部分ですが避けては通れない関門でもあるのです。基本としては、先方に折り返しの電話をするか、先方から改めてかけてもらう、伝言を残してもらうの3つとなります。

先方の希望とこちら側の都合を考慮したうえで上記のどれが適しているのか判断して、対応するのがポイントです、担当者が会議中のこともあるでしょう。取り次ぐには、会議がどの程度重要か相手がどれくらい急いでいるかにより判断をします。

もし取り次げないなら、相手にも失礼のないように対応しなければいけません。もし相手が急いでいるなら、会議室に内線を回す手段があります。緊急の電話が入っていることを伝え、繋いでも良いかを尋ねて支持を仰ぐのです。

また、会議室に直接出向く手段もあります。「失礼します」と言ってから、担当者にメモを渡し指示を仰ぎましょう。急いでいないのであれば、担当者の机に伝言メモを置いておく方法が適しています。

担当者が戻ってきたら、口頭でも伝えることを忘れてはいけません。もしかしたら、担当者が会社にいない場合もあるでしょう。外出先にいるのなら、先方の用件が緊急なのであれば、担当者の携帯電話に連絡をして担当者自身に連絡をしてもらいます。

この際には、担当者の断りもなく連絡先を先方に教えるのはNGです。既に担当者が退社しているのなら、大事な得意先なそであり気を使う相手であれば、外出していて本日は社に戻らない予定であることを伝えるのが賢明となります。

出張にでかけているなら、いつ戻るのかといった予定を先方に伝えます。緊急であれば担当者に連絡をして先方に連絡をしてもらうようにしましょう。担当者が遅刻しているとしたら、事実をはっきりと言ってしまえば当人だけでなく、会社の印象までも悪くなってしまいます。

なので、外出中などと言っておくのがベストです。もし欠勤や休暇であれば、いつ出社するのか予定を伝えるようにしましょう。その際には、何故休んでいるのかという点は自分の判断だけで伝えずに上司や当人から前もって指示を仰いでおくのが賢明です。

時には、上司の家族からかかってくることもあると思います。まず日頃の感謝を告げるあいさつをするのがポイントです。そして上司を呼び捨てにしないで、敬称となっている役職の名前で呼ぶのが鉄則となります。

電話応対では、どんな失敗がありがちなのでしょうか。例えば、入社したてで口のきき方が悪いと先方に怒られたというケースがあります。これは敬語をきちんと使えなかったことが原因なのです。

また、先方に自身の声が聞こえずに電話を切られてしまったという事例もあります。これは、はっきりと話すことを心掛けることで、改善できるでしょう。