準備万端にしておこう!会議に参加する際のマナーについて
会議は、社内および社外の必要となる情報を関係する人達が集め伝えるものや、参加している人が対策もしくは解決案といったものを意見し合う種類に分けることができます。どちらの場合であっても、参加者が大事な時間を使い集まるものなので、会議を実りあるものにするのが望ましいです。
会議に参加するなら、前もって配付された資料を見ておくことが大事ですし、自分の意見をもまとめておくべきです。それに発表や報告にパソコンやOHC(Overhead Camera)といった機材を用いるとすれば、あらかじめ準備をしなければいけません。
下準備をしておかないと、会議も実りあるものにならないでしょう。会議の日には始まる分前には会議の席に着くのが必須です。新入社員が遅刻するのは、評価は下がってしまいます。それに会議の最中には人の発言をしっかりと聞いて、必要なら意見を述べるのも大事です。
会議の前の準備では、発現用の資料を揃えることが必要です。パソコンなどのアイテムを使えば、より説得力もアップします。さらに、会議にも席次というのは決まっています。上座や下座があり、出入り口から遠い席が上座となり、出入り口から近い席は下座です。
議長がいるなら、議長を中心とし役職の高い人から順に上座へと着席します。それに会議には色々な人が参加するものです。その際に、席次を間違えることは絶対にNGとなります。どこに誰が座って自分の席はどこになるかは、前もって確認するのがカギです。
会議では、特に討議が重要になります。参加者が各自の意見を競わせて、より良い結論を出すのが、会議を開く意味でもあります。まずは趣旨の説明が行われ、討議のテーマが簡単に説明されるのです。
この際には、会議を開いた担当者が全てを仕切ります。続いての討議では、テーマに関して意見の交換をし合います。その時には各自が資料やデータ等を活用し意見に説得力が出るようにするのが大事です。
まとめでは、討議で出された結果もしくはまとまらなかった意見を整理して、参加者皆で確認をします。次の時に再度会議をするとしたら、その日時や話し合うテーマを決めるのです。会議が終わった後には、担当者は話し合った内容を議事録にまとめます。
この議事録は、話し合った内容を次の会議に反映するための重要な資料となるでしょう。ここで、発現の際にどういった点に注意をすべきかを見ていきます。まず進行に従うのが大事です。
会議の進行を乱してしまうのはNGとなっています。議長や司会の指示に従わなければいけません。また突然発言をしないことも忘れてはいけないでしょう。発言をするなら手を挙げて、許可をもらう必要があります。
勝手に行動をして会話の腰を折るなどはしてはいけないことです。さらに意見を言うなら結論から簡潔に述べることがポイントになります。なので、結論を話してから説明をしていきます。
聞く際には、メモもこまめに取るようにして要点をまとめておくことが大事です。それに姿勢は正して聞くのもマナーでしょう。姿勢が悪かったり腕組みをするなどは、会議のピリっとした緊張感がいささか緩んでしまう可能性があります。
さらに意見を聞くなら発言をしている人に注目をすることも大事です。居眠りをしているなどは、言語道断であり信頼に関わってきます。
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