外部から電話を受けたものの、担当者が不在ということもあると思います。そんな時には、臨機応変に対応することで、先方に不快な思いをさせることなく会社の印象も悪くしてしまうことを防げます。

新入社員としては、電話応対の中でも難しい部分ですが避けては通れない関門でもあるのです。基本としては、先方に折り返しの電話をするか、先方から改めてかけてもらう、伝言を残してもらうの3つとなります。

先方の希望とこちら側の都合を考慮したうえで上記のどれが適しているのか判断して、対応するのがポイントです、担当者が会議中のこともあるでしょう。取り次ぐには、会議がどの程度重要か相手がどれくらい急いでいるかにより判断をします。

もし取り次げないなら、相手にも失礼のないように対応しなければいけません。もし相手が急いでいるなら、会議室に内線を回す手段があります。緊急の電話が入っていることを伝え、繋いでも良いかを尋ねて支持を仰ぐのです。

また、会議室に直接出向く手段もあります。「失礼します」と言ってから、担当者にメモを渡し指示を仰ぎましょう。急いでいないのであれば、担当者の机に伝言メモを置いておく方法が適しています。

担当者が戻ってきたら、口頭でも伝えることを忘れてはいけません。もしかしたら、担当者が会社にいない場合もあるでしょう。外出先にいるのなら、先方の用件が緊急なのであれば、担当者の携帯電話に連絡をして担当者自身に連絡をしてもらいます。

この際には、担当者の断りもなく連絡先を先方に教えるのはNGです。既に担当者が退社しているのなら、大事な得意先なそであり気を使う相手であれば、外出していて本日は社に戻らない予定であることを伝えるのが賢明となります。

出張にでかけているなら、いつ戻るのかといった予定を先方に伝えます。緊急であれば担当者に連絡をして先方に連絡をしてもらうようにしましょう。担当者が遅刻しているとしたら、事実をはっきりと言ってしまえば当人だけでなく、会社の印象までも悪くなってしまいます。

なので、外出中などと言っておくのがベストです。もし欠勤や休暇であれば、いつ出社するのか予定を伝えるようにしましょう。その際には、何故休んでいるのかという点は自分の判断だけで伝えずに上司や当人から前もって指示を仰いでおくのが賢明です。

時には、上司の家族からかかってくることもあると思います。まず日頃の感謝を告げるあいさつをするのがポイントです。そして上司を呼び捨てにしないで、敬称となっている役職の名前で呼ぶのが鉄則となります。

電話応対では、どんな失敗がありがちなのでしょうか。例えば、入社したてで口のきき方が悪いと先方に怒られたというケースがあります。これは敬語をきちんと使えなかったことが原因なのです。

また、先方に自身の声が聞こえずに電話を切られてしまったという事例もあります。これは、はっきりと話すことを心掛けることで、改善できるでしょう。