来客を迎える際の基本は、笑顔で明るく応対することです。受付係などに関しては来客にしてみれば訪問先で一番先に接する相手となり、この場で悪い印象を抱かせてしまえば会社を全体的にイメージダウンさせてしまうため、注意が必要になります。

それに来客はアポイント(約束)を取っている方もいれば、飛び込みでセールスに訪れる方もいるかもしれません。そうした点は、来客により応対に変化をつけるのではなく、全員に平等に親切かつ丁寧に応対することが求められます。

受付係がいないのなら、気付いた人が直ぐに声をかけるのがポイントです。『誰かが応対するだろう』という、自分がやらなくても大丈夫という精神では、来客を蔑ろにするというのは言語道断でしょう。

気を抜くことなくいつでも気を付けていることが重要です。受付での対応としては、担当が不在であれば先方に用件を聞いて応接室に通し、「お待たせいたしまして申し訳ございません」と謝罪して退室します。

初めて訪れた方の場合は、最初に先方の社名や名前を聞くもしくは名刺交換を済ませるのがカギです。それから担当者に初めての来客であることを告げて指示を仰ぎましょう。時には来客が重なることもあるかもしれません。

先に来た順に応対して、それぞれの来客に「お待たせいたしました」と一声かけます。こうした気配りも大事になります。さらにアポイントのない来客もあると思います。その時には先方の社名や名前を聞いて、担当者の指示を受けましょう。

不在であれば他の担当者でも問題ないかを来客に尋ねます。来客に書類を渡して欲しいと頼まれた場合には、「お預かりいたしました。○○部の○○宛でよろしいですね」と、届け先をきちんと確認するのが鉄則となります。

セールスマンが飛び込みでやってきたなら、担当者に事情を説明してから指示を受けましょう。会わないと言われたなら、会議中であるなどの理由を先方に伝えて引き取ってもらうのがポイントです。

来客を先導する際には、廊下では先方が荷物を持っているなら「お荷物をお持ちしましょうか」と声をかけ進んで荷物を持つようにします。歩調を来客に合わせつつ斜め前を歩くのがカギです。

道順は分かりやすく伝えるのが重要となっていて、曲がるなら手のひらで方向を指しつつ「こちらです」と一声かけましょう。エレベーターでは来客を優先させるのが大事です。来客を先に乗せるようにして、降りるときも来客を先にします。

エレベーターの中では、来客に背中を向けることなく操作盤の前に立ちます。エレベーターの中でも上座となる奥に来客を案内するのも忘れてはいけません。階段では、来客を手すり側に案内して歩きやすくする必要があります。

階段を上る時は来客を前に案内して、自分はその後ろを上るのがポイントになっていて、下りる際は上りとは逆に自分が来客の前を歩きます。こうした細かな点も、間違えないようにしましょう。

来客としても、こうした行動などを見ているかもしれません。