手際よくしよう!電話の取り次ぎ方について

電話応対では、取り次ぎ方も重要です。先方を待たせずに、それに加え担当者がスムーズに電話に出られるのかという点は、取り次ぎ方にかかっています。新入社員が電話に出るとすれば、大体が取り次ぎとなるでしょう。

そのため、きっちりとポイントを掴んでどういった手順になるかを覚えておく必要があります。取り次ぐ時には、まず先方の社名やその人の名前を聞くのがポイントです。その内容を必ず復唱して、間違いないかを確認します。

また、送話口を手で押さえただけなら、会話が聞き取れてしまう可能性があるため、必ず保留ボタンを押すようにしましょう。取り次ぐ時には、口頭で済ませるのではなく、先方が話した内容を書いたメモを一緒に渡せばなお良いと思います。

取り次ぐべき担当者がその時に不在の場合もあるものです。もし担当者が他の電話をしていたなら、「ただいま〇〇は他の電話に出ております」と言うようにして、席を外しているなら「ただいま席を外していまして、5分ほどで戻ると思われます。折り返しお電話を差し上げましょうか」と言うのが適切です。

先方がそのまま待つと申し出るケースもあるでしょう。それなら「少々お待ちください」と言います。そして、担当者に先方が電話口で待っていると伝えます。この際には、相手を30秒以上待たせないのが鉄則ですが、もし待たせるなら「担当者より連絡をさせます」と先方に伝えるのがカギです。

もし先方がかけ直すと言ったなら、「承知いたしました。お電話頂戴したことを、担当者に申し伝えます」と言いましょう。それから担当者に先方から電話があったことと先方の意向を伝え、先方が電話に出られる状態であることも伝えるのがポイントです。

さらにこちらが折り返してかけることを先方が希望したなら、「承知いたしました。念のため電話番号をお願いします」と言い、電話番号や社名、先方の名前をメモして最後に自分の名前を述べます。

そして先方が伝言を頼んでくることもあると思います。その際には、「はい、承ります」と言ってメモ用紙に伝言内容を書きそれを復唱しましょう。そしてこの際にも最後には自分の名前を述べるのです。

電話の取り次ぎでは、臨機応変に対応しなければいけません。なので、失敗もおきがちなものです。例えば用件をきちんと聞かないで相手をたらい回しにしてしまったり、待たせすぎてしまい相手を怒らせるというのも要注意です。

それに、担当者に用件を告げずに相手にまた最初から説明させてしまう、伝言を頼まれたのに担当者にメモを渡し忘れてしまうといったことも起こることがあります。こうした失敗が起きないように、用件はしっかりと聞く、待たせすぎない、用件を担当者にきちんと告げる、伝言メモは担当者に忘れずに渡すことを徹底しましょう。

いかに手際良くやるかがポイントになりますので、普段からしっかりと電話が取り次げるように少しずつでも慣れていくことがカギになります。

会社のイメージも受け応え次第!電話応対の基本はこれ

電話は、ビジネスでは欠かすことができません。使い方によって相手にどんな印象を与えるかが、がらりと変わってきます。電話だからと侮ることなく、電話応対をしている自分が会社の顔であるといつでも意識することが大事です。

電話応対は、声の大きさやハキハキとした受け答えが特に重要になります。このポイントを抑えておかなければ、先方はイライラとしてしまうことがありますし、段々と不快に思わせてしまい会社のイメージの悪化にも繋がります。

それに顔が見えないことで油断し、他の作業をしながら応対すれば相手にもそれが伝わることがあるのです。なので、電話応対の際にはそれだけに集中し、丁寧な受け答えをするようにしましょう。

電話応対は相手の第一印象を決めるものであると、覚えておくのが大事です。他社との円滑な関係を築くための、必要な要素でもあります。大きな声で明るく丁寧に話すことと、背筋を伸ばすことを念頭に置くのです。

電話応対での基本的なフレーズは、先方が名乗ったら「いつもお世話になっております」と言い、電話を取り次ぐなら「少々お待ちください」と言います。そして取り次いでもらって電話に出る際には「お待たせいたしました」と言いましょう。

もしクレームを受けたり先方の要望に応えることができないなら、「申し訳ございません」と言うのが適しています。電話応対をスムーズにこなすためには、電話周辺はいつでも綺麗にしておくのがカギです。

電話の際に書類が必要になったとして、すぐに見つけられるようにデスクは綺麗にしておくものなのです。そして電話で待たせられるのはイライラしてしまうものだと思います。なので、遅くなっても3コール以内で取るのが必須となります。

自社名と自分の名前を告げて先方が間違っていないと知らせましょう。さらに、伝言を頼まれた場合などは、メモを取る必要があります。そのためペンや用紙をあらかじめ準備しておくのがポイントです。

また、電話を受けたら先方の社名や部署、名前は必ず聞くようにしましょう。先方の話が聞き取りにくい場合もあるかもしれません。それをうやむやにするのはNGですし、復唱するのが必須であり内容を確認するようにします。

企業の電話番号は3種類あるのを知っているでしょうか。代表電話は会社の窓口に繋がります。多くの方が初めて電話をかけてくるため、用件を丁寧に聞くことが求められます。直通電話は、各部署に直接繋がりますが取引先からの電話が多いです。

そのため、まずは名乗ってあいさつをすれば印象が良くなります。内線は社内間で使う電話であり、社員同士となる電話ですし初めに「お疲れ様です」と一言言うのがポイントでしょう。

そうすることで、気持ちよく仕事ができるようになりますし、同じ会社で働く同士の空気も良くなるかもしれません。こうした点にも気を配るのが、ビジネスパーソンなのではないでしょうか。

労い合える空気も必要であると感じます。

終業後どうしてる?アフター5で飲みに誘われたら

アフター5つまり終業後に上司や先輩に飲みに誘われることもあると思います。この際には、『飲みにケーション』という言葉もあるくらしですし、予定がなければ極力お付き合いをするのが鉄則です。

どうして誘ってくれるのかというのは様々な理由があるでしょうけれど、一緒に食事をしたりお酒を飲みながら話をすることで親睦を深めることができますし、アドバイスももらえる可能性もあります。

どういった時であっても、戦略的なものの見方ができるようにありたいものです。それでも、予定が入っていたりどうしても行けないという場合には、相手に嫌な思いをさせないように気を配りつつ柔らかい表現で断るようにします。

「大変申し訳ございません。今日は用事がありますので、次の機会にぜひご一緒させていただけたらと思います」といった具合に言うと、相手もしかたがないのだなと思い、相手との間にしこりも残ることがないでしょう。

ここで、飲み会ではどういった点を心得ておけば良いのかを見ていきます。飲み会の席であっても、礼儀を弁えなければ信頼を失いかねません。お酒が入るということで気を緩めすぎるのはNGです。

まず飲み会の席でもメリットを得られるので、上司などの誘いには極力応じることが賢明となります。そして乾杯の際には、目上の人のグラスより高く上げてはいけません。もし上司や先輩におごってもらったなら、丁寧に言うのもカギです。

さらに同僚と飲みに行った場合は割り勘にするのも方法であり、なるべくお金の貸し借りをしないことがポイントでしょう。さて、上司からの誘いを受けることはメリットもあります。

お酒の席に参加すれば、自分を成長させることにもつながるのです。自分がその席で上司から何かを引き出すことができたなら、飲み会に参加したことは有益だったということになります。

上司もお酒が入ることもあり、あなたたちに気を許して普段は聞くことのない話をしてくれることもあるかもしれません。また、自分よりも人生経験の豊富な上司たちですので、これまでの経験を聞ける可能性もあります。

それに、誘いに応じて酒席に参加すれば思ってもみなかった大物の方と知り合う機会があることも考えられます。そこからビジネスチャンスが生まれることもあり得るのです。それ以外にも、いつもの職場とは異なる空間を共有することで、親睦を深めることができます。

後になってからきっと役に立つでしょう。ちなみに、飲んだ次の日に遅刻をするのは絶対にいけません。上司は出勤しているのにも関わらず新人が遅れてくるようであれば、社会人としては失格となります。

こうした場合には、普段よりも早く出社するくらいの心構えでいるようにしましょう。また、アフター5の残業に関しては、今の時代はなかなか帰れる空気ではなかったりすると思います。

けれど、仕事というのは本来終業時間の中でこなすのが一人前の証です。計画を立ててその通りに終わらせられるかが大事になってきます。なので、進行状況がどうかによって残業をするかどうかを決めるのが良いと考えられます。

どう付き合うのがベスト?同僚や後輩の場合とは

社内でも、同僚であれば親近感が持てるかもしれません。なので、言動がフランクになりがちではありますが、どれほど気を使わない関係性だとしても、仕事場での付き合いだということは忘れてはいけないのです。

接する際には、いつでも礼儀正しくするようにして、「ちゃん」付けで呼んだり呼び捨てにするなどせずに、「さん」もしくは「君」と付けて呼ぶのが正しくなります。後輩との付き合いであっても、礼儀正しく振舞うのがポイントです。

先輩だからといって傲慢な態度になったり相手がどの様な都合かもおかまいなしに仕事を押し付けるなどしてはいけないでしょう。相談に乗ることや、モチベーションアップができるように言葉がけをしてあげるなど、成長ができるようにサポートをしてあげるのが先輩としての鉄則です。

同僚と付き合う際には、助け合いの精神を忘れないことが大事になります。同僚は、良き仲間でもありますし良いライバルでもあるのです。お互いに競い合って、各自や会社のどちらともに良い影響を与えていくことができます。

また、公私混同をしないというのも必要です。『親しき中にも礼儀あり』という言葉もありますし、同僚であっても一定の線引きは必要になります。ビジネスでは、言動に関して礼儀正しくなければいけません。

それに金銭の貸し借りをするのもNGでしょう。例え同僚でも金銭の貸し借りをするのは好ましくないのです。飲みの席でも、同僚同士では割り勘にするのがポイントになっていて、もし借りたなら直ぐにお金を返すようにします。

さらに陰口もいけないことです。何気ない悪口によって、相手が傷ついてしまうことは少なくありません。しかし、自分が蒔いた種というのはあるものであり、言動には十分注意する必要があります。

後輩とどの様に付き合っていけば良いかを見ていきましょう。後輩に説明をする際には、要点を抑えることを意識します。後輩だからといって仕事を押し付けるのではなく、相手の立場にも配慮するのがカギです。

また、後輩は褒めて育てるのが鉄則になります。ちょっとしたことでも、具体的に褒めるようにして自信が持てるようにすれば、後輩もやる気を出すのです。それに本人も気づいていないような長所を見つけてあげるようにしましょう。

そして結果は直ぐに求めてはいけません。入社したばかりで仕事を完璧にこなすことはできないと考えられます。なので、先輩として寛容に長い目で見守り、後輩が困っていたなら相談に乗ってあげるのが先輩としての気遣いです。

それに加えて、人前で恥をかかせてはいけないということも、覚えておくのが大事になります。皆がいる前で大声で叱ったりするのは、相手も自信を失ってしまう可能性があるのです。もし注意をするなら、相手が恥をかかないように相手のためになるような言い方にするのが賢明です。

後輩の立場からみると、例え厳しくても悩みを聞いてくれるような上司の下で働きたいという意見もあります。単に怖いだけの上司なら、息が詰まり仕事のモチベーションも下がってしまうのです。

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