電話は、ビジネスでは欠かすことができません。使い方によって相手にどんな印象を与えるかが、がらりと変わってきます。電話だからと侮ることなく、電話応対をしている自分が会社の顔であるといつでも意識することが大事です。

電話応対は、声の大きさやハキハキとした受け答えが特に重要になります。このポイントを抑えておかなければ、先方はイライラとしてしまうことがありますし、段々と不快に思わせてしまい会社のイメージの悪化にも繋がります。

それに顔が見えないことで油断し、他の作業をしながら応対すれば相手にもそれが伝わることがあるのです。なので、電話応対の際にはそれだけに集中し、丁寧な受け答えをするようにしましょう。

電話応対は相手の第一印象を決めるものであると、覚えておくのが大事です。他社との円滑な関係を築くための、必要な要素でもあります。大きな声で明るく丁寧に話すことと、背筋を伸ばすことを念頭に置くのです。

電話応対での基本的なフレーズは、先方が名乗ったら「いつもお世話になっております」と言い、電話を取り次ぐなら「少々お待ちください」と言います。そして取り次いでもらって電話に出る際には「お待たせいたしました」と言いましょう。

もしクレームを受けたり先方の要望に応えることができないなら、「申し訳ございません」と言うのが適しています。電話応対をスムーズにこなすためには、電話周辺はいつでも綺麗にしておくのがカギです。

電話の際に書類が必要になったとして、すぐに見つけられるようにデスクは綺麗にしておくものなのです。そして電話で待たせられるのはイライラしてしまうものだと思います。なので、遅くなっても3コール以内で取るのが必須となります。

自社名と自分の名前を告げて先方が間違っていないと知らせましょう。さらに、伝言を頼まれた場合などは、メモを取る必要があります。そのためペンや用紙をあらかじめ準備しておくのがポイントです。

また、電話を受けたら先方の社名や部署、名前は必ず聞くようにしましょう。先方の話が聞き取りにくい場合もあるかもしれません。それをうやむやにするのはNGですし、復唱するのが必須であり内容を確認するようにします。

企業の電話番号は3種類あるのを知っているでしょうか。代表電話は会社の窓口に繋がります。多くの方が初めて電話をかけてくるため、用件を丁寧に聞くことが求められます。直通電話は、各部署に直接繋がりますが取引先からの電話が多いです。

そのため、まずは名乗ってあいさつをすれば印象が良くなります。内線は社内間で使う電話であり、社員同士となる電話ですし初めに「お疲れ様です」と一言言うのがポイントでしょう。

そうすることで、気持ちよく仕事ができるようになりますし、同じ会社で働く同士の空気も良くなるかもしれません。こうした点にも気を配るのが、ビジネスパーソンなのではないでしょうか。

労い合える空気も必要であると感じます。