ホウレンソウとは
『ホウレンソウ』とはビジネスコミュニケーションの基本であり、報告、連絡、相談のことをいいます。報告が遅れたり連絡が行違う、相談することなく独断で判断してしまうといった行為は、チームワークを乱してしまうのです。
それだけでなく、重大な失敗に繋がってしまいかねません。その中でも上司への報告というのは、部下の義務でもあります。仕事の途中経過や変更した部分、終わった時、そして結果などはこまめに報告するのがカギです。
また仕事の途中で分からないことなどは発生したなら、必ず相談することが必要となります。連絡についても、こまめに行うことが大切であり、周りと情報共有することにより仲間意識が培えますし、孤立も避けられます。
報告時のポイントの1つは、結論を簡潔に述べることです。最初に「今お時間よろしいでしょうか」と確認をしてから、上司に報告をします。内容については事前にまとめるようにして結論から完結に話し始めるのがコツです。
もしも上手に話せないようであれば、メモにまとめておけばOKでしょう。説明についてはありのままにするのもカギです。業務報告をするのにあなたの感情は必要ありません。客観的な事実のみをそのまま報告することが大事です。
数字もしくはデータといった具体的な内容があればなお伝わりやすいと考えられます。続いての連絡のポイントは、受けた連絡内容については早めに伝えるのが鉄則だということです。それぞれに連絡を取り合えば、チームワークも生まれますし職場の活力も向上します。
日程や時間のスケジュールが変わった場合には特に、いち早く伝えるようにしましょう。電話連絡なら、本来は重要な内容には適しません。どうしても連絡の必要があるのなら、帰社してから再度口頭でも伝えれば要件が確実に相手に伝わるのではないでしょうか。
説明が難しい連絡なら、口頭においては要点だけ伝えて、詳しいことは資料などにまとめれば相手にもより伝わりやすくなります。この際には、連絡の内容を端的に説明するのが基本です。
相談するなら、間をおかずに上司に相談するのがポイントとなります。自分勝手に判断して仕事を進めてしまうと、会社全体に大きな被害を出してしまう可能性もあるでしょう。相談をすることは、部下にとって重要な義務でもあるのです。
相談の前には、相手の都合を考えるのも必要となっていて、忙しそうであればアポイントを取るのが鉄則となります。急を要するのであれば、時間を空けることなくすぐに相談するのがカギです。
そして相談をする際にも自分がどういった結論を出したかを先に述べるようにしましょう。説明では事実のみを話すようにして、もし自分にとって都合の悪いことがあったとしても隠すことなく全て話すのが賢明です。
仕事では、いつでもメモを取る癖をつけることが大事になります。上司と話す際には、メモを準備するのです。頭で覚えられるだろうと思っていても、時間が経てば『どうだったかな』と記憶が曖昧になってしまいます。
それに言ったか言わないかでトラブルが起きないようにするためにも、要件を書き留めておく必要があるのです。
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